Esperar la orden de compra (OC) ya no es solo una molestia ocasional, hoy, es un riesgo real para el flujo de caja de muchas empresas.

A diario, numerosos negocios entregan productos o prestan servicios sin contar con ese documento clave, confiando en acuerdos de palabra o promesas informales. Pero cuando llega la hora de cobrar, todo se complica: empiezan las excusas, los malentendidos… y las discusiones.

Entonces, ¿cómo protegerse sin frenar la operación? La clave está en anticiparse: incluir cláusulas claras desde el inicio, respaldar cada compromiso por escrito y tener un plan si el cliente se demora más de la cuenta.

¿Qué puedes hacer si no te mandan la OC?

Cuando el cliente no envía la orden de compra, lo primero es no quedarse de brazos cruzados. Puedes tomar varias acciones para avanzar sin quedar desprotegido.

Por ejemplo, si ya hay acuerdo sobre lo que se va a entregar, el precio y las condiciones, ese compromiso (aunque no esté formalizado en una OC) puede tener valor legal. 

En Chile, incluso un intercambio de correos o mensajes puede respaldar un contrato, siempre que refleje claramente la voluntad de ambas partes.

Esto se apoya en el artículo 1545 del Código Civil, que establece: “Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes”.

Así que si estás frente a un cliente que demora, retrasa o simplemente no responde, lo más importante es respaldar el proceso de compra por escrito y tener claridad sobre lo pactado. Con eso, ya tienes una base para actuar, incluso sin la OC.

1. Cláusulas que deberías incluir en todos tus contratos

Una de las mejores formas de cuidarte es dejar todo claro desde el principio, con cláusulas de interés y formalización bien definidas en tus acuerdos.

Te ayudan a tener respaldo, poner orden y mostrar que tu negocio se toma en serio.

• Cláusula de interés por mora o retraso

  Permite aplicar un interés (por ejemplo, mensual o diario) si el cliente se retrasa en el envío de la orden, la aceptación del servicio o el pago. Así proteges directamente tu flujo de caja y motivas al cliente a no dejar las cosas para después.

  Ejemplo: “En caso de retraso injustificado en la emisión de la orden de compra o en el pago correspondiente, se aplicará un interés del X% mensual sobre el monto adeudado.”
  
  

• Cláusula de compromiso de formalización

  Deja claro que no se va a empezar ningún trabajo hasta que llegue la orden de compra. Ayuda a evitar situaciones en que el cliente te pide avanzar “de palabra” y luego se echa para atrás.

  Ejemplo: “El proveedor iniciará la prestación de servicios únicamente una vez recibida la orden de compra formal por parte del cliente.”

  
  

• Cláusula de aceptación tácita

  Si el cliente se demora en formalizar, pero ya recibió el producto o el servicio, esta cláusula permite dar por aceptado el acuerdo. Siempre y cuando tengas algún respaldo, como un correo o la constancia de entrega, esto puede tener peso legal.

  Ejemplo: “Transcurridos cinco (5) días hábiles desde la entrega sin observaciones formales por parte del cliente, se entenderá que la orden ha sido aceptada tácitamente.”
  
  

• Cláusula de resolución por incumplimiento

  Sirve para dejar en claro que, si no se cumplen ciertos plazos clave, puedes dar por terminado el acuerdo sin penalizaciones y recuperar lo que ya gastaste.
  
  

2. Si el cliente se hace el loco: respaldo por correo sí vale

En caso de que la orden de compra no llegue, los correos electrónicos, aprobaciones por WhatsApp o mensajes formales pueden funcionar como respaldo legal. Mientras quede claro qué se pidió, a qué precio y bajo qué condiciones, tienes cómo defenderte.

3. Cómo automatizar el proceso y dejar de perseguir papeles

No puedes depender solo del seguimiento manual. Existen herramientas que te permiten automatizar recordatorios, centralizar documentos y tener trazabilidad de cada proceso de compra. 

Así, tu gestión de órdenes de compra se vuelve más eficiente y reduces los riesgos de atrasos.

¿Y si ya incumplieron? Acciones legales que puedes tomar

Cuando el cliente no cumple con lo acordado en la orden de compra, no estás de manos cruzadas. Según el artículo 1489 del Código Civil, puedes exigir distintos remedios legales:

• Cumplimiento forzado: pedir que se cumpla lo pactado (por ejemplo, que paguen).

• Resolución del contrato: si el incumplimiento es grave, puedes terminar el acuerdo sin penalización.

• Indemnización de perjuicios: reclamar por los daños causados, como costos asumidos o ingresos que perdiste.

Por eso es clave dejar todo por escrito y tener evidencia que respalde el acuerdo. Te da base para actuar legalmente si algo se desarma.

¿Se puede cobrar interés? Solo si esto está escrito

Sí, siempre que estén estipulados previamente. Si no lo dejaste por escrito, no puedes aplicarlos de forma unilateral. Por eso, es importante que las condiciones estén claras desde el inicio, incluso en la propuesta comercial.

Lo mínimo que debes dejar por escrito

Antes de entregar, asegúrate de tener lo siguiente documentado:

• Qué se va a entregar (producto o servicio).

• A qué precio y bajo qué condiciones.

• Que el cliente aprueba (idealmente por correo).

• Fecha de inicio y condiciones de pago.

No esperes que te vuelva a pasar

Si aún estás entregando servicios sin una buena gestión de órdenes de compra, es decir, sin respaldo o sin cláusulas claras, es momento de ordenar tu proceso.

Tu flujo de caja depende de eso.

Y con herramientas como Duemint, puedes automatizar recordatorios, centralizar documentos y tener todo a la vista. Así proteges tu negocio y dejas de apagar incendios.